Réunion

Un article de Agora2ia.


Sommaire

Organisation

Bien qu'il y ait je pense, comme pour les MethodologieDeDeveloppement, autant de façon de faire que de personne sur Terre, je considère qu'une réunion s'anime d'une façon assez proche de la façon de mener une Rétrospective.


Avant

  • Inviter les bonnes personnes à la réunion (Cela peut faire toute la différence : convier des décideurs si des décisions doivent être prises, ou pas si on veut obtenir du feedback en en cas de crise... Une personne du service concernée si il y a des soucis avec ce service...)
  • Identifier un ordre du jour au préalable, et l'envoyer par mail avant


Au début

  • Checkin : Tout le monde est là dans de bonnes conditions ?
  • Valider la durée de la séance avec tout le monde.
  • Valider l'objectif de la séance avec tout le monde.
  • Distribuer les rôles :
    • le scrib pour prendre les notes et rédiger le compte rendu (pas forcément le même que celui qui anime la réunion, voire même un autre si la réunion risque d'être animée pour que l'animateur puisse se focaliser sur l'animation. Et puis cela permet aussi de ne pas être accusé de partie prix
    • le time keeper : qui surveille le temps, prévient à mi-temps, à 5 minutes de la fin puis à la fin.
  • Valider l'ordre du jour... Quitte à le compléter.
  • Attaquer les points de l'ordre du jour.


A la fin

  • Identifier les actions à mener, avec pour chacune :
    • Un responsable
    • Une date d'échéance (important et pourtant souvent omis, car permet de checker à la dite date où ca en est)
    • Les critères d'acceptance (qu'est ce que cela veut que "l'action est done")


Après

  • Partager le compte rendu


Conseils

  • J'aime bien instaurer la règles du "lever la main quand vous pensez qu'on est hors sujet", permet de partager la responsabilité du gardien de l'ordre
  • Si la réunion est vraiment très animer, prévoir un totem (une balle en mousse, une petite bouteille en plastique...) : c'est celui qui a le totem qui prend la parole après celui qui parle.
  • Pour ma part, je n'hésite pas à faire taire les conversations en parallèle : une seule personne parle à la fois.
  • Si il y a beaucoup d'items, soit instaurer une durée max par item, soit accepter de ne traiter qu'une partie des items
  • On s'arrête à l'heure h, quitte à reconduire une nouvelle réunion.


Même les meilleurs pneus finissent par s'user avec le temps

Par expérience, les gens sont au départ surpris de rencontrer des fanatiques du temps, mais ils apprécient rapidement. On a tous horreur des réunions qui s'éternisent. A l'inverse, les gens te suivent bien volontiers si ils savent qu'avec toi les choses sont un peu cadrer, à commencer par le temps !


Je considère une réunion comme un contrat moral avec les participants : je demande leur participation à la résolution d'une problématique, en retour je m'engage à les mobiliser pendant une période pré-définie.


Comment croyez-vous que réagirait un marathonien si au 38 ème kilomètre on lui annonçait que finalement le marathon durerait 49 kilomètres au lieu des 42 initialement prévus... Puis qu'une fois au 47 ème on lui annonce à nouveau qu'en fait il devra continuer de courir jusqu'à... Ce qu'il pleuve ! Je pense qu'il courrait d'avantage de distance, et dans de meilleurs conditions, si on avait le courage de lui dire dés le départ : on va finalement faire 3 semi-marathons à intervalle régulier, et on verra alors où on en est et dans quelles conditions.


Donc :

  1. Ne pas hésiter, selon moi, à couper une réunion qui s'éternise en deux réunions.
  2. On peut aussi voir les réunions comme une pratique récurrente sur le long terme. Dans ce cas, ne pas chercher à résoudre tous les problèmes durant une première réunion qui s'éternise, mais y aller étapes par étapes, sur plusieurs réunions courtes et efficaces. Dans ce cas, on pourra donner une priorité aux items de l'ordre du jour et les adresser selon cette priorité... Qui a parlé de backlog ;)


Un bon outil pour tenir la durée prévue de la réunion est de définir des jalons pendant cette réunion, par exemple un à mi-chemin, puis un à 5 ou 10 minutes de la fin. Ensuite, vous faites sonner votre iTéléphone-à-la-Pomme préféré à ces mi-temps.

Par exemple : "je vous propose de brainstormer pendant 40 minutes sur cette problématique, puis nous nous laisserons 10 minutes pour conclure en identifiant des actions." Vous mettez ensuite votre minuteur à sonner dans 40 minutes. Puis, une fois ce temps écoulé, vous le reprogrammerez pour 10 minutes.

Et si la réunion est bien animée et que vous sentez que l'on s'engage sur le chemin de la dérive, dans ce cas je vous invite à laisser sonner votre minuteur quelques secondes avant de l'arréter, afin de bien faire comprendre à tout les présents que la période est achevée : reposez-vous sur cet outil qui est indépendant, sans parti prix, et donc un bon arbitre !


Tout le monde en parle... Vraiment ?

Si vous avez invité ces participants, c'est que vous estimez que leur présence à chacun est importante... Ou plus exactement leur participation !

Or, il arrive que certains soit distants :

  • Que se soit par timidité,
  • Pparce qu'ils sont fatigués ce jour là,
  • Parce qu'ils ne sentent pas concerné,
  • Parce que bien qu'ils aident des choses à dire la présence de leur supérieur les incitent à se taire

...

Et, pour ceux qui souhaitent parler, il arrive que d'autres monopolisent la parole :

  • Soit parce que leur statut de responsable leur laisse croire qu'ils ont le monopole de la parole,
  • Parce qu'en tant que gourou ils estiment que leur avis est le seul qui prévaut,
  • Parce qu'ils ont bu un peu trop de café avant
  • ...

Donc, il est de votre responsabilité, en tant qu'animateur, de "réguler le temps de parole".

Tout d'abord, selon la pyramide de Maslov, pour qu'une personne accède au niveau communautaire et donc communique et parle, il faut au préalable qu'elle se sente en confiance. Vous pouvez évaluer ce niveau de confiance via une activité de Check-in en début de séance.

Ensuite, durant la réunion, vous pouvez impliquer des personnes qui demeurent muettes en les questionnant directement :

  • "Qu'as-tu compris Bernard ?"
  • "Bernadette, comment reformulerais-tu cela ?"

Et surtout, ne pas oublier de réconforter ces personnes, avant et après leur intervention.

Ressources